세미나 시즌을 맞아 등록은 해놓고 사전 연락 없이 현장에 나타나지 않는 이른바 ‘세미나 노쇼(no-show)’가 일부에서 기승을 부리고 있다.

이 같은 현상은 학회 주최 학술대회나 대형 업체 세미나 보다는 상대적으로 규모가 작은 업체나 연구회에 더 큰 타격을 주는 만큼 다른 치과의사의 참여 권리 존중은 물론 학술 행사의 다양성 확보 차원에서 보다 세심한 배려와 관심이 필요하다는 지적이다.

28일 일선 학회 및 업체 담당자들에 따르면 최근 각종 학술 행사가 줄을 잇고 있는 가운데 사전 등록자들의 출석률 제고를 위한 다양한 방법들을 도입, 시행하고 있는 것으로 나타났다.

분과학회의 경우 이 같은 노쇼 현상에서 비교적 자유롭다. 특히 주요 학회들의 경우 등록비 환불 규정을 마련해 몇 해 전부터 학술대회 등록 안내 광고, 브로슈어 등에 이를 명시, 분쟁의 소지를 없앴다. 등록비 환불 구간의 설정도 ▲사전등록 기간 내 등록비 100% ▲사전등록 기간 후~학술대회일 전 50% ▲학술대회 당일 이후 환불 불가 등으로 명확하다.

A 학회 측 관계자는 “해당 규정을 명시한 시점이 5년 이상 됐고, 규정에 따라 환불을 진행하고 있다. 이에 따른 문제가 발생한 사례는 없다”고 언급했다.

# “다른 치과의사에게 직·간접적 피해”

문제는 소규모 학술모임이나 업체들이 진행하는 작은 세미나다. 많아야 40~50여명 안팎이 참석하는 이들 세미나의 경우 ‘흥행’을 위해 최소한의 경비만을 받거나 아예 무료로 진행되는 사례도 적지 않다.
따라서 연자 강연료와 장소 대여료 같은 고정비용 뿐 아니라 인원에 따라 유동적인 식대나 주차 지원 비용 역시 이들에게는 큰 부담이 될 수밖에 없는 구조다.

B 업체 관계자는 “지난 2월 개최한 세미나가 하필 동계올림픽 여자 컬링 경기 시간과 겹쳤는데 그날 아침 일어나 보니 불참 메시지 수십 통이 와 있더라”며 “세미나 내내 분위기가 가라앉은 채 진행된 것은 물론 식사로 미리 준비한 도시락과 음료 등도 고스란히 직원들의 몫이 됐다”고 한 숨을 내쉬었다.

현장의 관계자들은 다른 치과의사들에게 직·간접적인 피해를 준다는 게 세미나 노쇼의 가장 큰 폐해라고 입을 모은다. 본인이 사전 등록을 통해 자리를 선점했기 때문에 다른 치과의사들이 참여할 수 있는 권리를 실질적으로 제한할 수 있다는 것이다.

최근 핸즈온 코스를 개최한 C 업체 관계자는 “예상보다 많은 분들이 문의를 해 부득이 수강인원을 대폭 제한했는데 사전 등록자가 대거 불참하는 바람에 큰 손실을 봤다”고 말했다.

특히 이 같은 과정을 되풀이하면서 누적되는 주최 측의 비자발적 ‘기회비용’들이 결국은 치과의사들이 사용하는 제품의 판매 가격이나 등록비에 고스란히 포함된다는 사실, 그리고 새로운 기법이나 재료 등을 실험적으로 접할 수 있는 소규모 학술 행사의 가능성을 너무 가볍게 다루고 있다는 지적 역시 일부 유효하다.

# 위약금 설정 등 노쇼 줄이기 ‘골머리’

노쇼를 통해 발생하는 ‘사회적 비용’을 줄이기 위한 움직임 역시 다양해졌다. 현재로서는 하루나 이틀 전에 문자 메시지나 카톡 등을 통해 ‘불참할 경우 미리 알려 달라’는 메시지를 전달하는 것이 가장 단순하지만 효과적인 수단이라는 게 관계자들의 설명이다.

D 업체 관계자는 “본사에서 마케팅 비용을 승인 받아 그 안에서 집행이 되고, 또 정기적으로 세미나를 개최하는 만큼 조직 문화가 규모가 작은 업체처럼 노쇼에 민감하지는 않지만 같은 형태의 세미나를 지속하기 위해서는 어느 정도 동력이 필요하고 또 연자와의 관계를 고려해서라도 노쇼 관리에 많이 신경 쓰는 편”이라고 밝혔다.

최근에는 무료 세미나라도 일단 사전에 소정의 비용을 받고 현장에서 이를 되돌려주는 방식까지 등장했다. 일종의 우회적 ‘위약금 규정’인 셈이다.

매달 릴레이 무료 세미나를 진행하고 있는 한 업체는 “실제 세미나 참석률을 높이기 위해 고육지책으로 도입했는데 생각보다 호응이 괜찮다. 등록을 위해 전화를 건 치과의사들을 상대로 도입 취지를 차분히 설명하면 대부분 흔쾌히 이해를 하는 편”이라며 “불참 후 환불을 요구하는 경우가 아예 없지 않지만 환불 대신 차기 세미나 등록을 권유하면서 갈등을 원만히 해소해 나간다”고 설명했다.