계속 이메일을 확인하는 것에 대한 손실… (론 프리드먼(Ron Friedman) DBR 157호(2014.07.17) / 정아린)

밀려오는 이메일의 홍수속에서 어떻게 대응하여야 할까. 최근의 연구결과 이러한 메일확인이 손실을 초래한다는 글이 있어 옮겨 본다. 미국 모 국립대 연구결과에 의하면 개인마다 차이는 있지만 평균적으로 평생 2년간 TV시청을 하며 보낸다 하지 않는가. 어쩌면 별다른 생각없이 했던 이메일체크 시간이 평생 몇 년이 된다면 끔찍한 일이다.

멀티태스킹은 손실이다(업무전환벌금) : 휴지, 쌀, 음료수, 과일 등의 물건이 떨어졌을 때 마다 당신은 본능적으로 하던 일을 모두 멈추고 곧장 슈퍼마켓으로 뛰어 갈 것이다. 그렇게 한다면 얼마나 많은 시간을 낭비하게 되고, 얼마나 많은 시간을 가스레인지 앞에서 소비하게 되고, 그래서 당신의 생산성은 얼마나 떨어지게 될까? 우리 모두는 이러한 접근이 비효율적이라는 것을 알고 있다. 하지만 놀랍게도 우리는 일을 할 때도 종종 이런 식으로 시간을 낭비하곤 한다. 우리가 쇼핑 리스트를 작성하고 슈퍼마켓에서 물건을 찾기 위해 돌아다니는 시간을 최소화하려는 이유는 우리가 매번 슈퍼마켓에서 예상하지 못한 욕구를 충족하기 위해 시간을 낭비한다는 것을 알고 있기 때문이다. 이메일을 보면서 보고서를 읽고 프레젠테이션을 만드는 것처럼 한 가지 업무에서 다른 업무로 주의를 전환하는 행동은 집중을 방해하고 일을 초점을 흐리게 한다. 매번 처음에 하던 업무로 돌아오기 위해서는 소중한 인지 자원(Cognitive resources)이 소비된다. 모든 전환 비용은 이때 추가된다. 한 연구에 따르면 우리가 깊게 한가지 활동에 집중하고 있을 때 사소한 방해 요소도 엄청난 영향을 준다는 것을 보여주고 있다. 캘리포니아 어바인 대학교(University of California-Irvine)의 연구에 따르면, 어떤 방해요소로부터 원래 하고 있던 작업으로 집중을 전환하는데 평균적으로 20분이 걸린다고 한다. 우리가 하고 있는 멀티태스킹에 대해 더 정확한 정의를 내리자면, 멀티태스킹은 정확성을 떨어뜨리고 우리의 정신적인 에너지를 소모하면서 여러 가지 업무들 사이에서 얼마나 빨리 업무를 바꾸고 적응하느냐에 대한 것이다. 그리고 그 결과는 놀랍게도 심각하다고 한다. 런던대학교(University of London)에서 실시한 한 실험은 이메일이나 문자 메시지와 같은 것으로 일이 방해될 때 IQ가 10 정도 감소한다는 것을 보여주었다. 문제는 멀티태스킹이 즐겁다는 사실이다. 이것은 호기심을 충족시켜주기에 충분하다. 이메일, 트윗, 문자메시지 다음에 무엇이 기다리고 있을지 누가 아는가. 이것들이 일시적인 만족감을 줄 수도 있다. 그렇지만 방해요소에 굴하지 않고 하던 업무에 집중하는 것에는 절제력과 정신적인 노력이 요구된다. 우리가 매번 우리의 집중을 전환하는 것은 마치 상점을 돌아다니는 것과 같다. 창의력 전문가 토드 헨리(Todd Henry)는 이것을 ‘업무 전환 벌금’이라고 정의 내렸다. 우리는 고차원적인 일을 할 수 있는 능력을 감소시킬 때 정신적 벌금(Mental Tax)을 내야 한다는 것이다.
그렇다면 우리는 이러한 환경에서 어떻게 대처해야 할까.

집중의 시간을 정하고 전화는 무음, 이메일체크는 금지: 업무 환경을 유혹으로부터 멀리하는 것이다. 이메일 프로그램을 닫고, 전화를 무음모드로 전환하는 것이 예시가 될 수 있다. 당신이 정신적으로 멀티태스킹의 유혹을 뿌리치기가 어려울 때는 이렇게 하는 것이 힘들 수 있다. 이 방법을 당신의 업무시간 내내 할 필요는 없다. 적어도 30분 정도 당신의 생산성을 집중해야 될 때만 하면 된다. 우리가 일반적인 상황에서 고려할 수 있는 다른 대안은 제과점에서 식욕을 억제하는 것 같은 극한 상황에서 집중력의 중요성을 인지하는 것이다. 우리는 유혹을 이겨내기 위한 의지를 발휘할 수 있다. 그렇지만 이렇게 하는 것은 한정된 능력을 사용한다는 점에 있어 상당한 노력이 요구된다고 할 수 있다.

유사업무를 모아서 처리해보라: 업무를 전환하는 시간을 최소화 하기 위해 비슷한 업무를 모아서 하는 것이다. 전화업무, 회의, 이메일, 기타 사무 업무 등을 흩어 놓는 대신에 관련된 업무를 그룹으로 묶어 업무 전환으로 발생하는 손실을 적게 하는 것이다. 그 다음에 보고서, 메모, 서류 등을 읽는 일은 하고 그 다음에는 예정된 미팅에 참석하는 것이다. 기타 사무 업무는 리스트를 만들어 일주일에 한번에 몰아서 처리하도록 한다. 만약 가능하다면 매 순간 이메일을 확인하고 답장하는 대신에 8:30, 12:00, 4:30 과 같이 하루에 2~3번 미리 지정해 놓은 시간에 확인하고 처리한다. 일부 직업은 멀티태스킹이 불가피 할 수 있다. 어떤 사람들은 고객, 동료, 상사와 계속 커뮤니케이션을 할 필요가 있을 수도 있다.

방해요소를 제한하는 것이 양자택일의 문제가 아니라는 것을 알게 되는 것 만으로도 가치 있는 일이다. 작은 변화라도 큰 차이를 만들 수 있다.
독자들의 자원을 보호하는 것은 당신의 몫이다. 하루 중 업무를 전환하는 시간을 절약할 수록, 중요한 일을 수행하기 위한 여러분들의 능력은 극대화 될 것이다. 또한 집중의 시간이 늘어나 효율이 증대될 것이다. 효율적인 사람이 되고 싶은가? 이메일, SNS, 문자메세지 등은 몰아서 확인하고, 집중의 시간을 가지되 그시간에는 방해요소를 제한시켜라.

송형석 (주)와이즈케어 대표이사
필자는 서울대학교 경영학과와 경영대학원에서 수학하였으며 PWC삼일회계법인을 거쳐 중소기업 및 의료전문 송강회계법인을 설립하였고, 의료비분납프로그램
와이즈플랜(wiseplan) 시스템을 보급하는 ㈜와이즈케어의 대표를 맡고 있다. hssong@wisecare.co.kr