복식부기의무자는 소득세확정신고시 수입금액에서 공제되는 필요경비중 3만원을 초과하는 비적격증빙사용내역을 법정서식인 ‘영수증수취명세서’에 기재하여 국세청에 제출하여야 하며 영수증수취명세서 미제출시 미제출금액의 1%의 가산세를 부과한다. 영수증수취명세서는 3만원 초과 거래분 총액을 명세서제출제외대상거래와 명세서제출대상거래로 구분하여 작성한다.

명세서제출제외대상거래는 금융·보험용역거래, 전기통신·방송용역거래, 택시·철도·항공기용역거래, 유료도로통행료, 전산발매입장권구입, 송금명세서제출분거래 등으로 해당항목별 건수와 금액의 합계액만을 기재한다.

명세서제출대상거래는 건별로 공급자정보(상호,성명,사업자등록번호)와 거래일자, 거래금액을 기재하도록 되어 있다. 영수증수취명세서에 기재된 명세서제출대상거래는 거래금액의 2%에 해당하는 증빙불비가산세를 자진납부하여야 한다.

영수증수취명세서 제출 입법취지는 가공경비계상을 미연에 방지하고 적격증빙거래를 유도함으로써 과세표준양성화를 도모하고자 함이었다.

하지만 1999년 제도 도입된 후 국세청 적격증빙관리시스템 미비로 세무조사 등 현장확인을 통해서만 비적격증빙수취액을 파악할 수 있었던 한계로 제대로 운영되지 못하다가 적격증빙의 전자발행 및 전송이 이루어지고 적격증빙통합관리시스템이 구축됨에 따라 과세표준양성화에 크게 기여할 것으로 예상된다.

국세청은 사업자별로 비적격증빙규모의 파악이 용이해짐에 따라 비적격증빙규모가 큰 사업자에 대해서는 신고전 사전안내를 통하여 성실신고를 유도하고 신고후 비적격증빙에 대한 사후검증을 실시하여 성실신고를 담보하고 있다.

이러한 환경변화로 인해 사업자의 비적격증빙발생규모관리가 매우 중요해 졌다. 의료사업자는 가급적 적격증빙거래를 함으로써 비적격증빙의 규모를 최소화하여야 한다. 적격증빙을 수취하지 못한 거래는 공급자명과 거래내역을 간략히 입력한 사업용계좌로 결제함으로써 필요경비로 인정받도록 하여야 한다.

일반적으로 금액이 소액이라 현금영수증을 발급받을 수 없고 계좌이체도 곤란한 경우에는 간이영수증을 수취해 두어야 한다.

부고 등 경조사통보는 메일·문자·카톡메시지로 이루어지므로 관련메시지를 출력하여 보관하고 사업용계좌에 경조대상과 내역을 간략히 입력한 지출관련증거를 남겨둔다. 기부금은 연말정산시기에 기부금명세서를 교부받아 보관해 둔다.

비적격증빙발생비용은 자료수취 및 보관관리, 회계사무소 전달관리가 매우 취약하므로 의료사업자는 발생가능한 비적격증빙내역을 파악한 후 증빙관리에 대한 체계적 접근이 필요하다. 일반적으로 비적격증빙은 사업용계좌이체자료, 사업용카드로 등록되지 않은 매입신용카드사용전표, 매출신용카드결제수수료자료, 사업관련이자비용자료, 제세공과금납부확인서, 간이영수증, 교육관련신청서, 청첩장과 부고장 등이며, 이들 비적격증빙이 누락됨이 없이 세무회계사무소에 전달되어 기장에 반영될 수 있도록 하여야 한다.

하지만 적격증빙이 발생된 거래와 관련된 비적격증빙은 기장시 쓸모가 없으므로 자체폐기하여 세무회계사무소에 전달되지 않도록하여 증빙수집·보관·전달로 인한 불필요한 수고를 줄여야 한다.

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이종호 CPA  회계법인 ‘원지’