‘Dentex 2012’ 되돌아보기(1)

연재순서
(1) 박람회 기획
(2) 부스 기획
(3) 내년을 위한 피드백

제1화. 박람회를 준비하며

그것은 누군가에게는 전쟁터였고, 누군가에게는 강연장이였으며, 누군가에게는 축제였습니다.
“2012 치과개원및경영정보박람회!!”

박람회를 한바탕 치르려면 무엇이 가장 중요할까요? 참관객? 유명 연자? 화려한 부스? 기획? 경비? 대한공중보건치과의사 협의회 학술이사로서2012년 12월9일 치과개원및경영정보박람회를 준비하며 처음 접한 박람회 기획은 결혼식 준비보다 조금 더 복잡했습니다. 박람회 기획 기간 내내 걱정했던 점은 보수교육 점수가 없어서 참관객수가 적을 것이었으나 다행히 당일에는 1000명이 넘는 분들께서 방문해 주셨습니다. 다시 한 번 이 지면을 빌어 방문해 주신 모든 참관객분들께 감사 드리며 그에 대한 보답으로 3회에 걸쳐 박람회 기획의 모든 것을 공유해 드리고자 합니다.

우선 박람회 제목은 ‘치과개원및경영정보박람회’, 참관객은 ‘치과의사’, 장소는 ‘코엑스’, 날자는 ‘12월9일’로 이미 정해졌습니다. 그럼 이젠 뭘 해야 하죠? 연자도 초빙하고 광고도 내고 부스 신청도 받아야 하겠는데 언제부터, 뭐부터 해야 할까요?

D-12~10개월: 기획 단계
올해 박람회를 마치는 순간부터 설문조사 결과를 바탕으로 내년 박람회 준비를 시작합니다. 우선 행사장을 확보하고 행사 운영기관을 확정하며 소요 예산을 편성합니다.

D-10~6개월: 프로그램 확정 단계
적어도 박람회 6개월 전까지 전시 프로그램과 강연 프로그램을 확정하고 유관기관과의 협조체제를 구축해야 합니다. 이번 박람회의 경우 주최는 대한공중보건치과의사 협의회, 주관은 (주)네오엑스포, 후원은 대한치과의사협회, 서울시 치과의사회, 경기도 치과의사회, 대한치과병원협회였습니다. 동시에 초청 인사 분들의 스케줄도 확보해야 하며 슬슬 마케팅 전략을 개발해야 할 때 입니다. 그리고 강연자들을 선정하고 초빙해야 합니다. 이를 위해서는 치과계 동향 분석, 해외 박람회 참관, 설문조사 검토를 통해서 참관객들의 관심을 끌 만한 강연자를 신중히 모셔야 합니다. 지난 박람회는 박창진, 정기춘, 강익제, 윤성욱, 심재환 원장님께 부탁을 드렸으며 박람회 주제 및 참관객의 특성에 따라 ‘개원 준비’라는 특정 주제를 의뢰 드렸습니다.

D-6~3개월: 자료 제작 & 마케팅 단계
이제 본격적으로 마케팅을 시작합니다. 가장 먼저 강연의 제목을 확정한 뒤 포스터 및 매체 별 광고를 제작해 배포를 시작합니다. 또한 참관 안내 홍보물(포스터, 초청장, 참관 안내서)을 제작해 주요 참관객 리스트를 뽑아 발송합니다. 그리고 홈페이지를 오픈해 사전 등록을 시작합니다.
동시에 전시업체 유치를 위해 Exhibitors Manual, Show Directory를 제작해 배포하며 Event를 결정하고 상품 후원 업체를 물색합니다. 기회가 된다면 박람회 설명 기자회견을 마련하는 것도 좋습니다.

D-3~1개월: 전시 프로그램 확정 단계
3달밖에 남지 않았네요. 이젠 전시업체를 확정하고 설명회를 개최하기 위해 다음 사항들을 확정해야 합니다. 독립부스와 기본부스의 Layout을 확정하고, 독립부스는 도면을 접수한 뒤 검토해야 하며 관련 신청서를 전시장, 세관에 제출합니다. 코엑스의 경우 인화성 자재는 출입이 불가능 합니다. 외국 전시 업체를 위한 보세 구역도 준비해야 하며 Contractor를 선정합니다. (인테리어업체, 전기공사업체, LAN공사업체, 운수통관업체, 카페트업체, 장비리스업체, 경비업체, 급배수 및 압축공기 업체) 그 밖에 언론 홍보를 위한 Press kit도 준비해야 하며 MOU체결 같은 부대행사도 준비해야 하며 강연자들로부터 초록도 받아서 강연안과 박람회장 소개 출력물(Show Directory, Conference book)제작도 들어가야 합니다.

D-1개월~3일: Check list 점검 단계
이때 즈음이면 초청 인사의 최종 참석을 확인하고 안내 및 동선 등등의 의전 계획을 수립하며 사전 등록자 제공 자료 및 명찰을 제작합니다. 그밖에 배너, 간판, 유도 사인을 제작하고 행사 당일 진행 요원들도 선발합니다. 전시업체 출입증 또한 색상별로 제작해 출품업체가 타깃 관람객을 빨리 알아볼 수 있도록 했습니다.

D-3일~2일: 행사장 조성 단계
이젠 행사장을 세팅합니다. 부스들을 Marking하고 기본, 독립, 부대시설을 확인합니다. 부스 번호와 현황 보드를 확인하고 배너, 간판을 설치한 뒤 전기, LAN, 카펫, 급배수 설치를 확인합니다. 그리고 등록처와 강연장을 설치하고 강연 장비들을 점검한 뒤 개막행사 리허설을 마칩니다.

D-day: 개막 & 운영
박람회 당일 신경 써야 하는 분야는 크게 6 Parts 입니다. 첫째, 개막식 행사. 둘째, 전시회장 관리. 셋째, 강연장 관리. 넷째, 등록 관리. 다섯째, IBC, Press Center, Business center 관리. 여섯째, 전시업체 지원 프로그램 운영입니다. 그리고 마지막으로 박람회가 끝나가는 시점부터 이루어지는 전시품 철수, 전시장 철거, 강연장 철거까지 마치고 나면 밤 12시가 된답니다.
박람회는 흔히 Fair, Expo라고 불리며 인류가 이룩한 업적과 미래에 대한 전망을 한자리에서 비교, 전시하고 해결 대안과 비전을 제시하는 경제, 문화 올림픽이라고 합니다. 이번 치과개원 박람회의 주제는 점점 더 멀어지는 개원의 꿈에 대한 구체적이고 실제적인 가이드라인 제시였습니다. 부디 참여해 주신 모든 참관객, 전시업체 여러분들께 많은 도움이 되셨기를 기원드리며 다음호는 ‘제2회-부스 운영’에 대한 노하우를 공유드릴 예정입니다.

조성민
·대한공중보건치과의사협의회 학술이사
·일러스트레이터/프로그래머