‘Dentex 2012’ 되돌아보기(2)

연재순서

(1) 박람회 기획

(2) 부스 기획

(3) 내년을 위한 피드백

<2106호에 이어 계속>

제2화-부스 운영

 만약 여러분이 치과 문화 유산의 한 축으로 자리매김할 만한 제품을 개발 하셨다면? 이제 마케팅을 시작해 시장을 장악하고 사용자의 선택을 받을 일만 남았습니다. 그리고 이런 마케팅의 꽃은 바로 박람회 부스 전시입니다. 필자는 지난 2012 치과개원및경영정보박람회를 기획하는 동시에 부스를 운영했습니다. 가로 3mx세로 3m의 작은 부스였지만 우리가 많은 시간과 노력을 투자해 만든 ‘착한치과’라는 어플을 시장에 내놓고 누군가가 알아 준다는 것은 정말 기분 좋은 일이었습니다.
부스 운영을 위해서는 우선 참가할 박람회를 선택해야 합니다. 한정된 자원과 시간으로 최대 효과를 보기 위해서는 국내외 박람회들 자체의 특징과 참관객들을 분석해 신중하게 선택해야 합니다. 만약 팀원들 중에 박람회 컨퍼런스에 스피커로 적합한 인물이 있다면 박람회 주최자를 접촉해 지명 받도록 요청하는 것도 좋습니다. 필자는 ‘원장님 폐원방지 App 활용법’이라는 주제로 40분 강연을 허락 받았습니다.

D-20주  가장 중요한 과정인 박람회 부스 전시의 목표를 수립해야 합니다. 보통 인지도 상승, 제품 정보 전달, 유저 확보, 제품 판매 등등으로 정합니다. 욕심 부리면 이도 저도 안 됩니다. ‘착한치과’의 경우 런칭한지 얼마 되지 않은 베타 서비스이며 이번 박람회가 첫 전시이기 때문에 ‘인지도 상승’을 목표로 삼았습니다.

D-15주 전시 목표에 맞게 ‘부스 그래픽, 판촉 인쇄물, 부스 내 활동’과 관련해 큰 콘셉트를 잡습니다. 제품 정보 전달이 목표라면 리플렛 내용이 상세한 정보들로 채워져야 할 것이며 인지도 상승이 목표라면 impressive한 이미지들로 채워야 할 것 입니다. 그리고 전시회가 끝난 후 특별 사후 설명회, 공장 또는 사무실 방문을 할 것인지 결정하고 전시회 전에 이를 준비하고 홍보합니다.

D-10주 주제에 맞게 부스, 리플렛 디자인을 확정하고 제작을 의뢰합니다. 부스 디자인은 3차원 도면이나 스케치를 준비해 디자이너의 의견과 견적을 받은 후 결정해야 합니다. 리플렛은 간단한 3단 접힘으로 할지 책자 형식으로 할지 전달해야 할 내용과 예산의 범위 내에서 제작하며 명함도 동일 콘셉트로 제작합니다. ‘착한치과’의 경우 리플렛의 내면은 제품 설명서 용도로 제작했습니다.

D-9주 전시품의 작동 모델이나 그래픽을 준비합니다. 영상물을 제작하고 대형 TV를 대여하는 방법이 있긴 하나 필자의 팀은 예산 관계상 아이패드에서 실제 제품이 구현되는 장면을 보여드리기로 결정했습니다. 그리고 전시회에 초청할 고객들의 이름, 주소 등을 리스트 업 해 무료 초대권 수량을 파악해 주최측에 요청 한 후 제작한 리플렛, 박람회 자료와 함께 동봉해 발송합니다. 

D-8주 경품을 확정하고 준비해야 합니다. 후보에 오른 경품들로는 볼펜, 핫팩, 마우스 패드, 실리콘 컵 뚜껑 등이 있었지만 결론은 개당 가격이 가장 저렴하고 건강한 이미지를 줄 수 있는 귤(제주산)로 결정했습니다. 추첨 같은 경품 이벤트를 진행하시려면 미리 주최측에 시간, 장소와 같은 정보를 알려주고 홍보비가 허락한다면 전시 주최측이 발간하는 인쇄물에 광고를 하거나 빌보드, 쇼케이스 등에 유료 광고를 발주합니다. 그리고 기자들을 위한 제품 소개용 Press Kit를 준비하는데 단순히 리플렛이 아닌 이미지들과 생생한 정보들을 CD에 담아서 Press Center에 비치하기도 합니다. 추가적으로 전시 후 Follow-Up 프로그램을 위한 광고, 홍보활동 또한 계획합니다.

D-7주 전시회 부스 내에서 활동할 팀원들과 함께 역할 분담과 스크립트를 작성합니다. 스크립트는 크게 4개의 파트로 나눠서 머리를 쥐어짜야 합니다. ‘착한치과’는 어플 소개가 목표였기 때문에
1. 부스 앞에서: “치아가 아파요. 어플로 저의 주치의가 되어 주세요.”
2. 착석 유도용: “어플을 이용한 환자와의 소통에 관심 있으신가요?”
3. 착석 후: “착한치과 어플이란 OOO입니다. 혹시 선생님의 스마트폰에 설치해 드릴까요?
4. 피니쉬: “앞으로 활발한 활동 부탁드리며 저희가 나중에 연락을 드려도 될까요?”
동시에 부스 요원들의 출입증을 신청하고 booth captain을 선정하는 것이 현장에서 돌발 상황 발생 시 긴급 대처하기 용이합니다. 그리고 스크립트에 맞춰서 상담카드를 제작합니다. 상담카드의 마지막 부분은 박람회가 끝난 후 방문자 개개인에 맞춘 Follow-Up에 관한 메모입니다. 예를 들어 이메일, 전화, 직접 방문으로 나눠야 하며 방문자의 정보는 직접 기입하게 하는 것 보다는 명함을 받아서 스탬플러로 고정하는 것이 더 정확합니다.

D-6주 주최측으로부터 전시 매뉴얼을 수령해 전기, 인터넷, 전화, 바코드, 도우미, 비품 등등 필요사항을 신청합니다.

D-5주 부스 방문객의 질문, 반대 의견에 대한 예상지를 작성합니다. 그리고 대처법, 유리한 답변을 개발합니다. ‘착한치과’의 경우 도대체 ‘착한’이라는 의미는 무엇입니까? 등등의 여러 질문에 대한 합리적인 답변을 PDF로 만들어 아이패드에 탑재해 둬 현장에서 적극적으로 대처했습니다. 치과의사분들이 가장 좋아하는 말인 evidence based한 답변을 시각적 자료로 준비하는 것이 키포인트 입니다.

D-4주 꼭 모셔야 할 VIP분들에게 2차 초청장을 발송하거나 직접 전화를 드려 약속을 잡습니다.

D-3주 전시장에서 직접 사용할 공구와 공구함을 준비 합니다. 필자의 팀은 강한 임프레션을 위한 포토존을 구축했기에 S자 클립만 준비했습니다.

D-2주 부스 예행 연습을 진행합니다. 팀원들끼리 역할극 하듯이 까다로운 고객을 연기하고 상대하며 진땀을 뺍니다.

D-1주 마지막 1주일은 최종 점검을 하며 허둥지둥 하다 보면 내일이 전시회입니다.
다음호는 ‘제3회-박람회가 끝난후’입니다.

조성민

ㆍ대한공중보건치과의사협의회 학술이사

ㆍ일러스트레이터 / 프로그래머